?

Log in

No account? Create an account

Previous Entry | Next Entry

Пишем деловые письма

Решила открыть новую рубрику в журнале - о том как надо и не надо писать деловые письма.

Написать хорошее деловое письмо не так просто. Вернее, трудно. Оно должно быть ясным, четким, вежливым и максимально дружелюбным. В нем автор демонстрирует знание (или незнание) правил делового общения, то есть свою адекватность в качестве партнера, коллеги, подчиненного или начальника. Иногда достаточно одной строчки, чтобы испортить впечатление о себе.

Особенно трудно дается деловая переписка молодым людям. Причины я вижу в следующем: 1) на письме они невольно копируют стиль смс и чатов; 2) СМИ перестали быть образцом литературного русского языка; 3) на ребят давят английские эквиваленты. Жива и старая советская привычка писать деловые письма тяжелым, канцелярским языком, мол, так автор будет казался умнее и важнее.

Обращение - вещь деликатная. Вот несколько правил, которыя я усвоила за пару десятилетий ежедневной переписки. 

Главное в обращении - правильно обозначить уровень отношений, а именно: сверху вниз, по горизонтали, снизу вверх. Условные низ и верх - социальное положение, возраст и отношения подчиненности на работе. Если старший (по возрасту, положению, должности) пишет младшему, достаточно слов "Уважаемый" или "Добрый день". Здесь одинаково уместны восклицательный знак и запятая.

Когда младший пишет старшему, обращение должно начинаться словами  "Уважаемый", "Многоуважаемый" или "Глубокоуважаемый" (два последних варианта употребляются для того, чтобы подчеркнуть заслуги адресата). Все остальные варианты крайне нежелательны. Восклицательный знак обязателен.

При особо теплых отношених (годы совместной работы и личной дружбы) письмо можно и даже желательно начать со слова "Дорогой". (Кстати, "Dear" в английском значит "Уважаемый".) Восклицательного знака при отношениях "снизу вверх" это не отменяет!

Назвать адресата по имени (или имени и отчеству) обязательно! Обращения "Здравствуйте" или "Доброго времени суток" , особенно без указания имени адресата, выдают автора с ограниченным кругом общения. 

Пример неудачного начала письма. Молодой сотрудник пишет начальнику, который старше его на 30 лет: "Спасибо, Иван Петрович, за оперативный ответ". То есть, между делом хвалит за оперативность - способность быстро реагрировать на письма. Правильный вариант: "Уважаемый Иван Петрович! Большое спасибо, за быстрый (скорый) ответ на мое письмо".

Мое наблюдение. Успешные люди сторонятся тех, кто не умеет писать нормальные письма. И не потому, что  обижаются на невежливость. А потому что ценят свои силы и не желают тратить их на заведомо неэффективное общение.   

Comments

( 37 комментариев — Оставить комментарий )
alex1969
4 июн, 2012 14:31 (UTC)
А я все свои письма начинаю со слов "Здравствуйте, Иван Петрович!" Никогда не использую слова "уважаемый" и "глубокоуважаемый". По-моему, вполне хороший вариант?
alex_k
4 июн, 2012 15:07 (UTC)
запятая после "Здравствуйте" лишняя.
(без темы) - clear_text - 4 июн, 2012 16:12 (UTC) - Развернуть
(без темы) - alex1969 - 5 июн, 2012 14:09 (UTC) - Развернуть
(без темы) - clear_text - 4 июн, 2012 16:11 (UTC) - Развернуть
olga_euro
4 июн, 2012 15:24 (UTC)
Интересно обменяться мнениями и опытом. В бумажных письмах я ни разу (буквально) не видела "Здравствуйте". Сама никогда не использую, предпочитая "Добрый день". Возможно, это стандартный вариант мужского общения по электронной почте. А Вы как думаете?


(без темы) - alex1969 - 5 июн, 2012 14:11 (UTC) - Развернуть
(без темы) - olga_euro - 5 июн, 2012 15:30 (UTC) - Развернуть
yran_235
4 июн, 2012 15:15 (UTC)
я, например, даже опечаток не прощаю. а уж если какое-нибудь "извените" - то все. никаких общих дел.
olga_euro
4 июн, 2012 15:29 (UTC)
Согласна: опечатки сильно портят впечатление. Но однажды я получила хороший урок. Даже два. Несколько лет назад пришло короткое и крайне небрежное письмо от нового знакомого. Я честно подумала, что он "того", и отвечать не стала. Много позже мы познакомились ближе, он оказался блестящим ученым. А тогда просто осваивал интернет. Второй корреспондент писал по-английски, делая ошибки почти в каждом слове. Я отвечала из вежливости. Оказалось, человек говорит на шести языках. Теперь он главный экономист всемирно известной компании.
(без темы) - yran_235 - 4 июн, 2012 15:34 (UTC) - Развернуть
(без темы) - olga_euro - 4 июн, 2012 15:43 (UTC) - Развернуть
reaktivny_puz
4 июн, 2012 15:19 (UTC)
Слова "многоуважаемый" и "глубокоуважаемый" - как раз-таки признаки "советской привычки писать деловые письма тяжелым, канцелярским языком", в жизни они практически не используются (кроме тостов).
olga_euro
4 июн, 2012 15:33 (UTC)
Не совсем. Раньше мне они тоже казались устаревшими, пропахшими нафталином. Но в официальной переписке они широко используются и являются своего рода кодом. "Многоуважаемый" мне даже полюбилось, и я стала его писать его от чистого сердца.
(без темы) - reaktivny_puz - 4 июн, 2012 16:04 (UTC) - Развернуть
(без темы) - clear_text - 4 июн, 2012 16:13 (UTC) - Развернуть
(без темы) - onkel_hans - 4 июн, 2012 21:27 (UTC) - Развернуть
(без темы) - clear_text - 5 июн, 2012 10:36 (UTC) - Развернуть
(без темы) - onkel_hans - 5 июн, 2012 13:18 (UTC) - Развернуть
(без темы) - arfagrafia - 1 окт, 2012 23:42 (UTC) - Развернуть
clear_text
4 июн, 2012 16:15 (UTC)
а вот насчет восклицательного... Да, в СОВСЕМ официальных надо, а в таких полуофициальных, мне кажется, можно так:
"Дорогой Петр Иванович,
очень рад получить от Вас письмо..."
rogatkina_ezhik
4 июн, 2012 17:58 (UTC)
Я в последний год стала писать "Здравствуйте, (имя)!", хотя раньше никогда так не писала, как-то нет ритма, когда на письме употребляешь. Но мне знакомая, которой я доверяю и у которой большая переписка в силу того, что она начальствует в своей организации, сказала, что, когда я пишу любым их сотрудникам, включая самого высокого ранга, то лучше писать "Здравствуйте".
Теперь вот приучилась.
"Доброго времени суток" - терпеть не могу, какой-то симулякр вежливости.
Оля, спасибо за интересные размышления.
olga_euro
5 июн, 2012 09:52 (UTC)
Возьму на заметку! Спасибо, что поделились опытом.
(без темы) - clear_text - 5 июн, 2012 10:35 (UTC) - Развернуть
arno1251
5 июн, 2012 04:07 (UTC)
+++ Большое спасибо, за быстрый (скорый) ответ на мое письмо +++
Мне кажется, что запятая здесь не требуется.
olga_euro
5 июн, 2012 09:50 (UTC)
Конечно, не требуется. Она нечаянно проскочила:)
arfagrafia
1 окт, 2012 23:39 (UTC)
Спасибо! В нашем вузе (как и в других) есть курс "Культура речи", где мы осваиваем и правила деловой переписки. Возьму Ваши советы на вооружение, процитирую )) - Елена, Новосибирск
Анна Мироненко
27 фев, 2013 10:57 (UTC)
А что же нет продолжения рубрики)
olga_euro
27 фев, 2013 17:29 (UTC)
Увы, не хватает пока сил и времени. Постараюсь продолжить!
( 37 комментариев — Оставить комментарий )