?

Log in

No account? Create an account

Previous Entry | Next Entry

Пишем деловые письма

Решила открыть новую рубрику в журнале - о том как надо и не надо писать деловые письма.

Написать хорошее деловое письмо не так просто. Вернее, трудно. Оно должно быть ясным, четким, вежливым и максимально дружелюбным. В нем автор демонстрирует знание (или незнание) правил делового общения, то есть свою адекватность в качестве партнера, коллеги, подчиненного или начальника. Иногда достаточно одной строчки, чтобы испортить впечатление о себе.

Особенно трудно дается деловая переписка молодым людям. Причины я вижу в следующем: 1) на письме они невольно копируют стиль смс и чатов; 2) СМИ перестали быть образцом литературного русского языка; 3) на ребят давят английские эквиваленты. Жива и старая советская привычка писать деловые письма тяжелым, канцелярским языком, мол, так автор будет казался умнее и важнее.

Обращение - вещь деликатная. Вот несколько правил, которыя я усвоила за пару десятилетий ежедневной переписки. 

Главное в обращении - правильно обозначить уровень отношений, а именно: сверху вниз, по горизонтали, снизу вверх. Условные низ и верх - социальное положение, возраст и отношения подчиненности на работе. Если старший (по возрасту, положению, должности) пишет младшему, достаточно слов "Уважаемый" или "Добрый день". Здесь одинаково уместны восклицательный знак и запятая.

Когда младший пишет старшему, обращение должно начинаться словами  "Уважаемый", "Многоуважаемый" или "Глубокоуважаемый" (два последних варианта употребляются для того, чтобы подчеркнуть заслуги адресата). Все остальные варианты крайне нежелательны. Восклицательный знак обязателен.

При особо теплых отношених (годы совместной работы и личной дружбы) письмо можно и даже желательно начать со слова "Дорогой". (Кстати, "Dear" в английском значит "Уважаемый".) Восклицательного знака при отношениях "снизу вверх" это не отменяет!

Назвать адресата по имени (или имени и отчеству) обязательно! Обращения "Здравствуйте" или "Доброго времени суток" , особенно без указания имени адресата, выдают автора с ограниченным кругом общения. 

Пример неудачного начала письма. Молодой сотрудник пишет начальнику, который старше его на 30 лет: "Спасибо, Иван Петрович, за оперативный ответ". То есть, между делом хвалит за оперативность - способность быстро реагрировать на письма. Правильный вариант: "Уважаемый Иван Петрович! Большое спасибо, за быстрый (скорый) ответ на мое письмо".

Мое наблюдение. Успешные люди сторонятся тех, кто не умеет писать нормальные письма. И не потому, что  обижаются на невежливость. А потому что ценят свои силы и не желают тратить их на заведомо неэффективное общение.   

Comments

olga_euro
4 июн, 2012 19:24 (UTC)
Интересно обменяться мнениями и опытом. В бумажных письмах я ни разу (буквально) не видела "Здравствуйте". Сама никогда не использую, предпочитая "Добрый день". Возможно, это стандартный вариант мужского общения по электронной почте. А Вы как думаете?


alex1969
5 июн, 2012 18:11 (UTC)
Не понимаю почему "здравствуйте" - характерный признак именно мужского общения.
olga_euro
5 июн, 2012 19:30 (UTC)
И я не понимаю, пытаюсь свести два факта: Вы пишете "здравствуйте", а я не пишу, и мне такие письма не приходят. Вот и подумалось: может быть, дело в том, что между женщинами принято более теплое обращение (чаще употребляется "дорогая"), а когда мужчина пишет женщине, то между "здравствуйте" и "уважаемая" он выбирает второе. Это гипотеза.