?

Log in

No account? Create an account

Previous Entry | Next Entry

Пишем деловые письма

Решила открыть новую рубрику в журнале - о том как надо и не надо писать деловые письма.

Написать хорошее деловое письмо не так просто. Вернее, трудно. Оно должно быть ясным, четким, вежливым и максимально дружелюбным. В нем автор демонстрирует знание (или незнание) правил делового общения, то есть свою адекватность в качестве партнера, коллеги, подчиненного или начальника. Иногда достаточно одной строчки, чтобы испортить впечатление о себе.

Особенно трудно дается деловая переписка молодым людям. Причины я вижу в следующем: 1) на письме они невольно копируют стиль смс и чатов; 2) СМИ перестали быть образцом литературного русского языка; 3) на ребят давят английские эквиваленты. Жива и старая советская привычка писать деловые письма тяжелым, канцелярским языком, мол, так автор будет казался умнее и важнее.

Обращение - вещь деликатная. Вот несколько правил, которыя я усвоила за пару десятилетий ежедневной переписки. 

Главное в обращении - правильно обозначить уровень отношений, а именно: сверху вниз, по горизонтали, снизу вверх. Условные низ и верх - социальное положение, возраст и отношения подчиненности на работе. Если старший (по возрасту, положению, должности) пишет младшему, достаточно слов "Уважаемый" или "Добрый день". Здесь одинаково уместны восклицательный знак и запятая.

Когда младший пишет старшему, обращение должно начинаться словами  "Уважаемый", "Многоуважаемый" или "Глубокоуважаемый" (два последних варианта употребляются для того, чтобы подчеркнуть заслуги адресата). Все остальные варианты крайне нежелательны. Восклицательный знак обязателен.

При особо теплых отношених (годы совместной работы и личной дружбы) письмо можно и даже желательно начать со слова "Дорогой". (Кстати, "Dear" в английском значит "Уважаемый".) Восклицательного знака при отношениях "снизу вверх" это не отменяет!

Назвать адресата по имени (или имени и отчеству) обязательно! Обращения "Здравствуйте" или "Доброго времени суток" , особенно без указания имени адресата, выдают автора с ограниченным кругом общения. 

Пример неудачного начала письма. Молодой сотрудник пишет начальнику, который старше его на 30 лет: "Спасибо, Иван Петрович, за оперативный ответ". То есть, между делом хвалит за оперативность - способность быстро реагрировать на письма. Правильный вариант: "Уважаемый Иван Петрович! Большое спасибо, за быстрый (скорый) ответ на мое письмо".

Мое наблюдение. Успешные люди сторонятся тех, кто не умеет писать нормальные письма. И не потому, что  обижаются на невежливость. А потому что ценят свои силы и не желают тратить их на заведомо неэффективное общение.   

Comments

olga_euro
5 июн, 2012 19:33 (UTC)
профессиональные секретарши
Да, они были арматурой, державшей конструкцию. Вы подняли важную тему - заголовков. Сделаю о них отдельную запись, надеюсь на Ваш вклад!

Расскажете, что значит: TO: , CC: , THRU:, BCC? TO - кому?
onkel_hans
5 июн, 2012 20:45 (UTC)
Re: профессиональные секретарши
Списки в адресе:

TO: означает, что ожидается действие. Следует на письмо ответить.

СС: означает, что материал для информации, ответ не ожидатся.

ВСС: это копия, посланная третьей стороне без ведома получателя, который (То) или (СС). Желательно, чтобы получатель ВСС не информировал об этом ТО и СС.

THRU: означает, что письмо прошло с ведома и согласия начальника.

Еще советуют набирать письмо нестандартным фонтом. Тогда письмо будет бросаться в глаза в стопке других писем.

Например, вместо стандартного Times New Roman, сделать Georgia. Вместо Arial - Tahoma. Не следует использовать экзотические фонты.

Надо иметь в виду, что если в MS WORD документе использовать нестандартные фонты, они не всегда могут быть воспроизведены у получателя.

Для сохранения желаемого формата долумента следует делать PDF файл.

Очень полезно заголовки делать фонтом типа sans serif, а текст - фонтом типа serif. (Или наоборот).

Вообще-то фонты sans serif читаются легче, и именно они желательны для текста документа.
onkel_hans
5 июн, 2012 22:37 (UTC)
Re: профессиональные секретарши
Еще принципы вежливости говорят, что если в послании упоминаются коллеги-сотрудники, им следует направить СС. Чтобы письмо не показалось проделкой за спиной коллег.

И ВСС обязательно следует понимать как степень конфиденциальности и доверия.